Il 16 giugno prossimo, a Sassari, terrò il corso “Organizzare e gestire una riunione – Come ottenere risultati concreti dalle tue riunioni”.
Un corso destinato a imprenditori, dirigenti, consulenti e, in  generale, a chiunque si occupi di guidare gruppi di lavoro e vuole migliorare la sua capacità di organizzare, coordinare e condurre una riunione.
Un tema quanto mai attuale e delicato, considerato che molti dei risultati aziendali dipendono in buona parte da quanto si è capaci di coordinarsi, comunicare e lavorare bene -e con chiarezza-  insieme al proprio team.
A quanti l’argomento interessa e vogliono qualche stimolo di riflessione in più prima di decidere di iscriversi, propongo di leggere con attenzione quest’intervista, in cui rispondo a 6 domande inerenti il corso. 

1. Da cosa nasce l’esigenza di un corso sulle riunioni e in che modo può essere utile nel proprio lavoro?
   La maggior parte di attività organizzate presuppone la collaborazione fra più persone, appartenenti anche a settori diversi, per realizzare un obiettivo comune od obiettivi interdipendenti.
   Per raggiungerli, queste persone si devono riunire.
   Nella mia esperienza, il problema è che nella maggior parte delle riunioni si parla troppo e si conclude poco.
   Oppure, viceversa, le riunioni sono brevi, parla solo il capo, ma senza rendersi conto di disappunti, disinteresse o difficoltà di comprensione manifestati con reazioni sottili dagli altri partecipanti.  Come conseguenza, a posteriori, salta fuori che la riunione è servita solo a perdere tempo, anziché portare risultati concreti.
   Usando la straordinaria metodologia del coaching di gruppo, questo corso dà una grossa mano a individuare le criticità tipiche di molte riunioni e a mettere in pratica comportamenti e strategie adeguati per fronteggiarle con successo. 
    
2. Puoi fare qualche esempio per capire meglio?
   Una situazione tipo è quella in cui il capo parla e sembra che tutti abbiano capito mentre, nei fatti, al momento di portare avanti le attività decise durante l’incontro, si scopre che nessuno ha ben chiaro cosa deve fare.
   Altro caso è quello in cui, a fine riunione, si è a parole tutti d’accordo mentre, invece, al primo problema, emerge che c’erano molti dubbi non manifestati o ascoltati.
   Oppure, non si è precisi nel pianificare chi fa e che cosa, capita che alcune attività siano svolte contemporaneamente da due persone diverse, all’insaputa l’una dell’altra, e che altri compiti, invece, non vengano portati avanti da nessuno.
    
3. In che modo durante il corso si lavora per risolvere queste criticità?
   Poca teoria e molta pratica. Dopo una breve introduzione teorica, chiedo ai partecipanti di sperimentarsi direttamente su casi concreti, per trovare soluzioni valide a quelle che sono le fasi critiche della riunione, quali: presentare la riunione, gestire gli interventi da parte dei presenti, chiudere la riunione.
   L’obiettivo di queste esercitazioni è quello di dare strumenti che aiutino i partecipanti a sviluppare concretezza. 
    
4. Quali “pericoli” intravedi nel modo di gestire gli interventi?
   Il rischio maggiore è quello di non fare sintesi: ogni intervento rimane a sé stante, senza venir collegato agli altri, per cui quando questo accade è facile perdere il senso e lo scopo della riunione.
   L’altro rischio è quello di non avere la concretezza necessaria per individuare e rendere operativo ciò che è importante.
   Per ovviare a queste criticità, servono 3 competenze fondamentali: presenza, capacità di relazione, di dare risposte, e focus sugli obiettivi.
    
5. Come fai ad essere così sicuro che il corso porti benefici concreti?
   Tirando le somme di questi miei 18 anni da formatore, mi sono accorto che la riunione rappresenta uno dei punti chiave di ogni realtà aziendale: il modo in cui si svolgono determina importanti conseguenze a livello lavorativo, nel bene e nel male.
   In questo corso utilizzo un format ampiamente sperimentato ed affinato che, nel tempo, ha sempre dato un ottimo riscontro nelle numerose organizzazioni in cui ho già avuto il piacere di proporlo.
6. Ci sono speranze, partecipando al corso, di riuscire a tenere a bada disturbatori e prolissi?
   Finché si tratta di insegnare come gestire gli interventi importuni, chi partecipa può dormire sonni tranquilli: sono già certo che lo può imparare.
   Ma dirò di più: sono abbastanza convinto che, a fine corso, anche molti partecipanti potrebbero scoprire con piacere di essere diventati loro stessi molto più concisi e chiari nel proprio modo di esporre.
   
   Ricordo che il termine per beneficiare della quota di adesione agevolata di € 80,00 + Iva è il 4 giugno (€ 120,00 + Iva dopo tale data)…affrettatevi!